Säännöt

Suomen Valoteknillinen Seura r.y.
Säännöt

1 §
Nimi ja tarkoitus

Yhdistyksen nimi on Suomen Valoteknillinen Seura r.y., ruotsiksi Finlands Ljustekniska Sällskap r.f. Yhdistystä nimitetään alempana seuraksi.
Seuran tarkoituksena on esitelmien, keskustelujen sekä julkaisujen avulla edistää kokemusten vaihtoa niissä kysymyksissä, jotka liittyvät valoon, valaistukseen, säteilyyn ja näkemiseen. Seura harjoittaa tutkimus-, suunnittelu-, neuvonta- ja koulutustoimintaa, suositusten ja standardien laatimista, antaa lausuntoja sekä edustaa Suomea kansainvälisessä yhteistyössä muiden vastaavien järjestöjen kanssa.
Edellä mainittujen tehtävien käytännöllistä toteuttamista varten seura ylläpitää myös valoteknillistä toimistoa.
Seuran tarkoituksena ei ole voiton tai muun välittömän taloudellisen ansion hankkiminen siihen osallisille.

2 §
Kotipaikka

Seuran kotipaikka on Helsingin kaupunki. Seuran toimintapiiri käsittää koko maan.

3 §
Kieli

Seuran pöytäkirjakieli on suomenkieli. Keskustelukielenä ovat molemmat kielet samanarvoiset. Hallitus määrää julkaisujen kielen.

4 §
Jäsenet

Seuraan voi kuulua henkilö-, kirjeenvaihtaja-, vapaa ja kunniajäseniä, joiksi hyväksytään yksityisiä valo- ja valaistusteknisellä alalla toimivia sekä alasta kiinnostuneita henkilöitä, sekä kollektiivisina jäseninä oikeuskelpoisia yhteisöjä ja säätiöitä, jotka toimivat valo- ja valaistusteknillisellä alalla tai ovat alasta kiinnostuneita.

5 §
Henkilöjäsenten ottaminen

Hakemus henkilöjäseneksi on kahden henkilöjäsenen puoltamana jätettävä kirjallisesti seuran hallitukselle määrätyn lomakkeen mukaisine selostuksineen hakijan toiminnasta. Ne, joita hallitus puoltaa, ehdotetaan jäseniksi seuran varsinaisessa kokouksessa, jolloin hyväksymiseen vaaditaan yksinkertainen äänten enemmistö.

6 §
Kunnia-, vapaa- ja kirjeenvaihtajajäsenten sekä kollektiivisten jäsenten ottaminen

Kunniajäseneksi voidaan seuran varsinaisessa kokouksessa hallituksen yksimielisestä esityksestä kutsua henkilö- tahi kirjeenvaihtajajäsen, joka erityisen menestyksellisesti on toiminut seuran tai sen tarkoitusperien hyväksi.

Kirjeenvaihtajajäseneksi voidaan samalla tavalla kutsua ulkomailla asuva henkilö, joka toimii valo- tai valaistusteknillisellä alalla tai joka muutoin huomattavalla tavalla on edistänyt seuran tarkoitusperiä.

Kollektiiviseksi jäseneksi voidaan seuran varsinaisessa kokouksessa ottaa oikeuskelpoinen yhteisö, joka on jättänyt hallitukselle kirjallisen määrätylle lomakkeelle laaditun anomuksen. Kollektiivinen jäsen on joko a) liiketoimintaa harjoittava tai b) muu yhteisö tahi säätiö. Kollektiivisella jäsenellä on äänestyksessä ainoastaan yksi ääni ja sen äänioikeutta käyttää se henkilö, joka on siihen valtuutettu.

Henkilöjäsen, joka on täyttänyt 65 vuotta ja joka on ollut seuran jäsenenä vähintään 10 vuotta, pääsee anomuksesta vapaajäseneksi. Päätöksen vahvistaa seuran hallitus.

7 §
Maksut

Jokainen henkilö- ja kollektiivinen jäsen suorittaa seuralle vuosimaksun. Kunnia-, vapaa- ja kirjeenvaihtajajäsenet ovat vuosimaksusta vapaat.
Henkilöjäsenten vuosimaksu ja kollektiivisten jäsenten vuosimaksuperusteet vahvistetaan vuosittain seuran vaalikokouksessa. Maksut suoritetaan hallituksen määrääminä aikoina.

8 §
Eroaminen seurasta

Eroaminen seurasta tapahtuu lainmukaisella ilmoituksella.

Seuran hallituksella on oikeus erottaa jäsen, joka ei noudata näitä sääntöjä, seuran kokouksen päätöksiä tai sen vahvistamaa työjärjestystä. Erotetulla on kuitenkin oikeus kirjallisesti vedota 30 vuorokauden kuluessa erottamisesta tiedon saatuaan seuraavaan seuran varsinaiseen kokoukseen, joka ratkaisee asian äänestyksellä. Kokous on myöntynyt vetoojan vaatimukseen, jos yksinkertainen enemmistö annetuista äänistä sitä kannattaa.

Eroavalla tai erotetulla jäsenellä ei ole oikeutta seuran omaisuuteen, mutta ko. jäsen on sitävastoin velvollinen suorittamaan seuralle erääntyvät vuosimaksut erovuoden loppuun asti sekä muut seuran saatavat.

9 §
Hallitus

Seuran asioita hoitaa sen vaalikokouksessa valittu hallitus, jonka muodostavat puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja, joita kutsutaan seuran puheenjohtajaksi ja varapuheenjohtajaksi sekä yhdeksän muuta jäsentä ja kuusi varajäsentä.
Puheenjohtaja sekä varapuheenjohtaja, joista toinen tulee valita henkilöjäsenten ja toinen kollektiivisten jäsenten piiristä, valitaan eri vaalilla vuodeksi kerrallaan.

Muiksi hallituksen jäseniksi valitaan kolme jäsentä henkilöjäsenten, kolme jäsentä ja kullekin varajäsen kollektiivisten a-jäsenten sekä kolme jäsentä ja kullekin varajäsen kollektiivisten b-jäsenten piiristä kukin kolmeksi vuodeksi kerrallaan siten, että jokaisessa ryhmässä yksi jäsen varajäsenineen on vuosittain erovuorossa. Hallitusta ensimmäistä kertaa näin valittaessa valitaan jokaisesta ryhmästä yksi jäsen varajäsenineen yhdeksi vuodeksi, yksi jäsen varajäsenineen kahdeksi vuodeksi ja yksi jäsen varajäsenineen kolmeksi vuodeksi.

10 §
Hallituksen kokoukset

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan kutsusta, kun tämä katsoo sen tarpeelliseksi tai kun vähintään kaksi hallituksen jäsentä sitä pyytää. Hallituksen päätöksenä on se mielipide, jonka puolella yli puolet hallituksen jäsenistä on.

Puheenjohtajan estettynä ollessa kutsuu varapuheenjohtaja hallituksen koolle.
Hallituksen kokouksista pidetään pöytäkirjaa, jonka ko. kokouksen puheenjohtaja tarkistaa.

Hallitus nimittää työvaliokunnan vuodeksi kerrallaan. Työvaliokunnan muodostavat seuran puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja sekä hallituksen keskuudestaan valitsemana yksi kunkin jäsenryhmän edustaja. Työvaliokunta valmistelee hallituksessa käsiteltävät asiat ja suorittaa ne tehtävät, jotka hallitus sille määrää.

11 §
Hallituksen tehtävät

Hallituksen tehtävänä on
a) valmistaa seuran kokouksissa käsiteltävät asiat ja kutsua seura koolle,
b) huolehtia seuran kokousten päätösten täytäntöönpanosta ja valvoa, että näitä sääntöjä ja muita määräyksiä noudatetaan,
c) hallita seuran omaisuutta ja valvoa seuran talouden hoitoa,
d) laatia tulo- ja menoarvioehdotus ja vuosikertomus,
e) valtuuttaa yksi tai useampi henkilö tarvittaessa edustamaan seuraa ja kantamaan ja vastaamaan seuran puolesta sekä määrätä, ketkä kirjoittavat seuran nimen,
f) pitää luetteloa seuran jäsenistä ja määrittää kollektiivisten jäsenten jäsenyysryhmä,
g) ottaa ja erottaa toimitusjohtaja sekä muut seuran toimihenkilöt sekä määritellä heidän tehtävänsä,
h) nimittää tarpeellisiksi katsomansa toimikunnat ja valvoa niiden toimintaa,
i) toimia seuran tarkoitusperien hyväksi oikeutettuna antamaan lausuntoja sekä tekemään tarpeellisiksi katsomiaan esityksiä sekä ylläpitämään yhteyksiä koti- ja ulkomaisten yhteisöjen
kanssa,
j) hoitaa kaikki toiminnan kannalta tärkeät asiat.

12 §
Toimisto ja henkilökunta

Seuran toimistoon kuuluu toimitusjohtaja ja muu tarvittava henkilökunta.
Toimiston tehtävänä on

• huolehtia hallituksessa käsiteltävien asioiden valmistelusta ja hallituksen päätösten täytäntöönpanosta,
• huolehtia seuran juoksevien asioiden hoidosta,
• seurata alan kehitystä ja tehdä hallitukselle tarpeellisiksi katsomiaan esityksiä,
• antaa jäsenille tietoja, selvityksiä ja lausuntoja hallituksen määrittämissä puitteissa,
• suorittaa muut hallituksen sille antamat tehtävät sekä
• toimia muutoinkin hallituksen antamien ohjeiden mukaisesti seuran tarkoituksen toteuttamiseksi.

Toimitusjohtaja toimii hallituksessa asioiden esittelijänä.

13 §
Tilit ja tilintarkastus

Seuran tilit päätetään kalenterivuosittain ja ne on hallituksen pöytäkirjojen ja vuosikertomuksen ohella jätettävä viimeistään seuraavan vuoden helmikuun 28. päivänä tarkastettaviksi tilintarkastajille, joiden on kahden viikon kuluessa tämän jälkeen annettava tarkastuskertomuksensa.

14 §
Seuran kokoukset

Seuran vuosikokous pidetään huhtikuun loppuun mennessä ja vaalikokous marraskuussa. Kirjallinen kutsu näihin varsinaisiin kokouksiin lähetetään kaikille seuran jäsenille vähintään 14 päivää ennen kokousta.

Seura voidaan kutsua ylimääräiseen kokoukseen, kun hallitus katsoo tähän olevan aihetta tai kun vähintään 10 jäsentä on sitä kirjallisesti tietyn asian käsittelemistä varten pyytänyt. Kokous on tällöin pidettävä kahden kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä.

Ylimääräisistä kokouksista lähetetään kirjallinen kutsu kaikille seuran jäsenille vähintään 14 päivää ennen kokousta. Kutsussa tulee mainita kokouksessa käsiteltävät asiat.

15 §
Vuosi- ja vaalikokouksessa käsiteltävät asiat

Vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
1) hallituksen kertomus edelliseltä toimintavuodelta,
2) tilintarkastajain kertomus, tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapauden myöntäminen tilivelvollisille,
3) asiat, jotka hallitus jättää käsiteltäviksi.
Vaalikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
1) seuraavan kalenterivuoden tulo- ja menoarvio sekä sen ohessa henkilöjäsenten vuosimaksun ja kollektiivisten jäsenten vuosimaksuperusteiden vahvistaminen,
2) puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan sekä hallituksen jäsenten ja varajäsenten vaalit erovuorossa olevien ja eronneiden sijalle,
3) kahden tilintarkastajan ja näille kahden varamiehen vaali,
4) vaalilautakunnan jäsenten vaali erovuoroisen ja eronneiden sijalle,
5) asiat, jotka seuran hallitus jättää käsiteltäviksi.

Muut asiat, jotka halutaan saada käsiteltäviksi varsinaisessa kokouksessa, on kirjallisella anomuksella esitettävä hallitukselle viimeistään helmikuun loppuun mennessä, jos asiat halutaan vuosikokoukseen käsiteltäviksi, ja syyskuun loppuun mennessä, jos asiat halutaan vaalikokoukseen käsiteltäviksi.
Jokaisessa seuran kokouksessa valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa, jotka tarkastavat kokouksen pöytäkirjan.

16 §
Äänestys

Päätökset seuran kokouksissa tehdään yksinkertaisella äänten enemmistöllä, mikäli ei toisin ole määrätty.

Seuran puheenjohtajan ja muiden hallituksen jäsenten vaali toimitetaan, mikäli joku läsnäolevista niin vaatii, suljetuilla lipuilla.

Jos äänestyksessä äänet menevät tasan, ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa ratkaisee kuitenkin arpa.

Valitut toimihenkilöt ryhtyvät toimeensa seuraavan kalenterivuoden alussa.

17 §
Vaalilautakunta

Seuran vaalilautakuntaan kuuluvat seuran puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja sekä kolme henkilöjäsentä. jotka vaalikokous valitsee kunkin kolmeksi vuodeksi kerrallaan.

Vaalilautakunnan tehtävänä on valmistella vaalikokouksessa suoritettavat vaalit.

18 §
Sääntöjen muuttaminen

Näiden sääntöjen muuttamisesta tai lisäyksistä niihin on päätös tehtävä kahdessa peräkkäisessä vähintään yhden kuukauden väliajoin pidetyssä seuran kokouksessa, joista ainakin toinen on varsinainen, ja tulee tällöin vähintään 3/4 päätökseen osaaottavista jäsenistä molemmilla kerroilla olla siitä yhtä mieltä. Kokouskutsussa on mainittava, että ko. kokouksessa käsitellään sääntöjen muuttamista.

19 §
Seuran purkaminen

Seuran purkamiseen vaaditaan, että päätös on tehty kahdessa peräkkäisessä seuran varsinaisessa kokouksessa sekä että vähintään 3/4 äänestyksessä annetuista äänistä molemmilla kerroilla on siitä yhtä mieltä.

Jos seura puretaan, lahjoitettakoon sen mahdollisesti jäljellä olevat varat jollekin samantapaisia pyrkimyksiä edistävälle rekisteröidylle yhdistykselle tai muulle oikeuskelpoiselle yhteisölle tahi säätiölle. Seuralle lahjoitettujen varojen käyttämisestä on tällöin otettava huomioon lahjoituskirjelmissä mahdollisesti olevat erikoismääräykset.