1 Yleistä

Tämä tietosuojaseloste antaa EU:n tietosuoja-asetuksen (”Tietosuoja-asetus”) edellyttämiä tietoja rekisteröidylle.

2 Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot

Rekisterinpitäjänä toimii Suomen Valoteknillinen Seura ry (jäljempänä seura tai rekisterinpitäjä) tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Osoite: Suomen Valoteknillinen Seura ry, PL 102, 00101 Helsinki
Tietosuojavastaava: Elisa Hillgen
elisa.hillgen@valosto.com

3 Rekisterit

Henkilöjäsenrekisteri – Seuran henkilöjäsenten tiedot

  • Nimi
  • Sähköposti
  • Matkapuhelinnumero (ei pakollinen)
  • Yritys (ei pakollinen)
  • VALO-lehden jakeluosoite

Opiskelijajäseneltä lisäksi (ei tallenneta henkilöjäsenrekisteriin)

  • Oppilaitos
  • Vuosikurssi
  • Opiskelijanumero

Lisäksi

  • Jäsenhakemuksen päivämäärä
  • Kuuluminen seuran toimintaryhmiin
  • Syntymävuosi ja jäsenhakemuksen päivämäärä tarvitaan seuran sääntöjen mukaisen vapaajäsenyyden ehtojen täyttymiseen

Kollektiivijäsenrekisteri – Seuran sääntöjen mukaisten kollektiivisten a- ja b-jäsenten rekisteri (yritykset ja yhteisöt)

  • Yrityksen tai yhteisön nimi
  • Yhteyshenkilön tiedot (nimi, sähköposti, matkapuhelinnumero)
  • Tieto yrityksen tai yhteisön vuosijäsenjäsenmaksuperusteesta
  • VALO-lehden jakeluosoite/osoitteet
  • Yrityksen tai yhteisön palveluksessa olevien henkilöiden sähköpostiosoitteet seuran sähköpostiuutiskirjeiden jakeluun
  • Yrityksen tai yhteisön verkkosivujen osoite

VALO-lehden jakelurekisteri, osoitteellinen jakelu

Suomen Valoteknillisen Seuran henkilö- ja yritysjäsenet, Suomen Arkkitehtiliitto SAFAn ja Rakennusinsinöörit ja -arkkitehdit RIAn jäsenet (yksityiset sekä arkkitehtitoimistojen, valtion, kaupunkien, kuntien ym. palveluksessa olevat arkkitehdit ja rakennusarkkitehdit), Sisustusarkkitehdit SIO:n jäsenet, sähkösuunnittelijat, Sähköenergialiitto Senerin jäsensähkölaitokset, Väylävirasto ja ELY-keskukset, maisema- ja puutarhasuunnittelijat, oppilaitokset.

VALO-lehden osoitteellisen jakelun vaatimat tiedot luovutetaan lehteä painavalle PunaMusta Oy:lle sekä edelleen Posti Oyj:lle, jotka ovat sitoutuneet noudattamaan Suomessa ja EU:ssa kulloinkin voimassa olevaa henkilötietojen käsittelyä koskevaa lainsäädäntöä, asetuksia sekä viranomaisten määräyksiä ja ohjeistuksia.

Seuran järjestämien tapahtumien (kurssit, tapahtumat) ilmoittautumisrekisterit (Lyyti-järjestelmä)

Yleensä sisältäen tiedot

  • Etunimi
  • Sukunimi
  • Sähköposti
  • Yritys/Organisaatio
  • Matkapuhelinnumero
  • Laskutusosoite (tarvittaessa)
  • Yritys/Organisaatio
  • Katuosoite
  • Postinumero
  • Postitoimipaikka
  • Verkkolaskutusosoite (tarvittaessa)
  • Ruoka-aineallergiat (tarvittaessa)
  • Terveiset järjestäjälle

Tietosuoja Lyytissä

Seuran markkinointirekisteri

  • Sähköpostiosoitteita henkilöille, jotka eivät ole seuran jäseniä, mutta jotka toimivat työssään valaistuksen parissa
  • Rekisteri on kertynyt seuran toiminnan aikana

Valoakatemian verkkokaupan tilaajarekisteri

Katselukoodien tilauslomakkeella ilmoitettavat tiedot

  • Nimi
  • Sähköposti
  • Puhelin
  • Yritys / organisaatio
  • Y-tunnus
  • Verkkolaskuosoite / OVT-tunnus
  • Operaattoritunnus
  • Osoite
  • Postinumero
  • Postitoimipaikka
  • Lisätietoja

Luentovideoiden aktivointi katsottavaksi tallentaa tiedot

  • Sähköposti
  • Katselukoodi
  • IP-osoite
  • Verkkoselaimen tunnistetiedot

4 Tietojen säilytystapa

Jäsenrekistereitä ylläpidetään ja säilytetään Lyyti-järjestelmässä. Oman henkilökohtaisen Lyyti-verkkolinkin kautta henkilöjäsenet ja kollektiivijäsenten yhteyshenkilöt voivat päivittää jäsenrekisterissä olevia omia tietojaan.  Sähköposteja, uutiskirjeiden vastaanottajien tietoja ja Valoakatemian verkkosivuston kautta kerättyjä tietoja säilytetään Suomessa sijaitsevalla suojatulla palvelimella.
Lyyti-ilmoittautumisjärjestelmän tiedot säilytetään Lyyti Oy:n verkkopalvelussa.

5 Tietojen käsittely seuran lukuun

Tallennettuja henkilötietoja käsitellään aina luottamuksellisesti. Seuran toimitusjohtaja on ainoa tietojen käsittelijä. Ei seuran ulkopuolisia tietojen käsittelijöitä.

6 Tietojen päivitys

Rekistereihin voi pyytää muutoksia yhteydenotoilla (sähköposti, puhelin) tai ilmoittamalla verkossa. VALO-lehden jakeluosoitteiden tiedot seuran yhteistyökumppanien toimittamien jakeluosoitteiden osalta päivitetään kyseisten tahojen toimesta. Oman henkilökohtaisen Lyyti-verkkolinkin kautta henkilöjäsenet ja kollektiivijäsenten yhteyshenkilöt voivat päivittää jäsenrekisterissä olevia omia tietojaan.

7 Käsittelyn ulkoistaminen

Ei ulkoistettuja käsittelyjä. Lyyti-ilmoittautumispalvelun tarjoaa Lyyti Oy.

8 Tietojen luovuttaminen

Tietoja ei luovuteta seuran ulkopuolelle. Henkiläjäsenrekisterissä jäsen voi antaa suostumuksen omien tietojensa luovuttamisesta seuran ulkopuolelle markkinointitarkoituksiin.

9 Tietojen käyttö

Rekisterien tietoja käytetään seuran toiminnan tarpeisiin

  • Seuran jäsenmaksulaskut (sähköpostein, jos sähköpostiosoite on tiedossa)
  • Seuran sähköiset uutiskirjeet (jokaisessa uutiskirjeessä mahdollisuus peruuttaa uutiskirje)
  • Seuran järjestämien tapahtumien ja kurssien järjestäminen ja laskutus

10 Tietojen lainmukaisuuden perusteet

Henkilötietojen käsittely on lainmukaista, koska

  • Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (yhdistyslaki, seuran henkilöjäsenrekisteri)
  • Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (Lyyti-ilmoittautumistiedot seuran järjestämiin tapahtumiin tai kursseihin, VALO-lehden osoitteellinen jakelu)

11 Tietojen säilytys ja poisto

Henkilöjäsenrekisterin henkilötiedot poistetaan, kun henkilön jäsenyys lakkaa. Muista rekistereistä tiedot poistetaan henkilön sitä pyytäessä.