Seuran rekisterit

Henkilöjäsenrekisteri – Seuran henkilöjäsenten tiedot

  • Nimi
  • Sähköposti
  • Syntymävuosi
  • Yritys (ei pakollinen)
  • Osoite (VALO-lehden jakeluosoite)
  • Postinumero
  • Postitoimipaikka

Opiskelijajäseneltä lisäksi (ei tallenneta hekilöjäsenrekisteriin)

  • Oppilaitos
  • Vuosikurssi
  • Opiskelijanumero

Lisäksi

  • Jäsenhakemuksen päivämäärä
  • Kuuluminen seuran toimintaryhmiin
  • Syntymävuosi ja jäsenhakemuksen päivämäärä tarvitaan seuran sääntöjen mukaisen vapaajäsenyyden ehtojen täyttymiseen

Kollektiivijäsenrekisteri – Seuran sääntöjen mukaisten kollektiivisten a- ja b-jäsenten rekisteri (yritykset ja yhteisöt)

  • Sisältää kyseisten jäsenten palveluksessa olevien henkilöiden sähköpostiosoitteita

VALO-lehden jakelurekisteri

  • Seuran henkilöjäsenten osoitteet seuran henkilöjäsenrekisteristä
  • Seuran yhteistyökumppanien toimittamat jakeluosoitteet

Osoitteellinen jakelu

Suomen Valoteknillisen Seuran henkilö- ja yritysjäsenet, Suomen Arkkitehtiliitto SAFAn ja Rakennusinsinöörit ja -arkkitehdit RIAn jäsenet (yksityiset sekä arkkitehtitoimistojen, valtion, kaupunkien, kuntien ym. palveluksessa olevat arkkitehdit ja rakennusarkkitehdit), Sisustusarkkitehdit SIO:n jäsenet, sähkösuunnittelijat, Sähköenergialiitto Senerin jäsensähkölaitokset, Liikennevirasto ja ELY-keskukset, maisema- ja puutarhasuunnittelijat, oppilaitokset.

Lehteä painavan Grano Oy:n kanssa on sopimus ”Grano-yhtiöt palvelusopimusten tietosuojaliite 23.5.2018”

Seuran järjestämien tapahtumien (kurssit, tapahtumat) ilmoittautumisrekisterit (Lyyti-järjestelmä)

Yleensä sisältäen tiedot

  • Etunimi
  • Sukunimi
  • Sähköposti
  • Yritys/Organisaatio
  • Matkapuhelinnumero
  • Laskutusosoite (tarvittaessa)
  • Yritys/Organisaatio
  • Katuosoite
  • Postinumero
  • Postitoimipaikka
  • Verkkolaskutusosoite (tarvittaessa)
  • Ruoka-aineallergiat (tarvittaessa)
  • Terveiset järjestäjälle

Tietosuoja Lyytissä
https://help.lyyti.com/hc/fi/articles/115004322053-Tietosuoja-Lyytiss%C3%A4

Seuran markkinointirekisteri

  • Sähköpostiosoitteita henkilöille, jotka eivät ole seuran jäseniä, mutta jotka toimivat työssään valaistuksen parissa
  • Rekisteri on kertynyt seuran toiminnan aikana

Tietojen säilytystapa

Seuran tietokoneessa Excel-taulukoina. Varmuuskopiot pidetään ulkoisella kovalevyllä.
Lyyti-ilmoittautumisjärjestelmän tiedot seuran tietokoneessa Excel-taulukoina sekä Lyyti Oy;n verkkopalvelussa.

Tietojen käsittely seuran lukuun

Seuran toimitusjohtaja on ainoa tietojen käsittelijä. Ei seuran ulkopuolisia tietojen käsittelijöitä.

Tietojen päivitys

Rekistereihin voi pyytää muutoksia yhteydenotoilla (sähköposti, puhelin) tai ilmoittamalla verkossa. VALO-lehden jakeluosoitteiden tiedot seuran yhteistyökumppanien toimittamien jakeluosoitteiden osalta päivitetään kyseisten tahojen toimesta.

Käsittelyn ulkoistaminen

Ei ulkoistettuja käsittelyjä. Lyyti-ilmoittautumispalvelun tarjoaa Lyyti Oy.

Tietojen luovuttaminen

Tietoja ei luovuteta seuran ulkopuolelle.

Tietojen käyttö

Rekisterien tietoja käytetään seuran toiminnan tarpeisiin

  • Seuran jäsenmaksulaskut (sähköpostein, jos sähköpostiosoite on tiedossa)
  • Seuran sähköiset uutiskirjeet (jokaisessa uutiskirjeessä mahdollisuus peruuttaa uutiskirje)
  • Seuran järjestämien tapahtumien ja kurssien järjestäminen ja laskutus

Tietojen lainmukaisuuden perusteet

Henkilötietojen käsittely on lainmukaista, koska

  • Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (yhdistyslaki, seuran henkilöjäsenrekisteri)
  • Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (Lyyti-ilmoittautumistiedot seuran järjestämiin tapahtumiin tai kursseihin, VALO-lehden osoitteellinen jakelu)

Tietojen säilytys ja poisto

Henkilöjäsenrekisterin henkilötiedot poistetaan, kun henkilön jäsenyys lakkaa. Muista rekistereistä tiedot poistetaan henkilön sitä pyytäessä.