Seuran rekisterit

Henkilöjäsenrekisteri – Seuran henkilöjäsenten tiedot

  • Nimi
  • Sähköposti
  • Syntymävuosi
  • Yritys (ei pakollinen)
  • Osoite (VALO-lehden jakeluosoite)
  • Postinumero
  • Postitoimipaikka

Opiskelijajäseneltä lisäksi (ei tallenneta henkilöjäsenrekisteriin)

  • Oppilaitos
  • Vuosikurssi
  • Opiskelijanumero

Lisäksi

  • Jäsenhakemuksen päivämäärä
  • Kuuluminen seuran toimintaryhmiin
  • Syntymävuosi ja jäsenhakemuksen päivämäärä tarvitaan seuran sääntöjen mukaisen vapaajäsenyyden ehtojen täyttymiseen

Kollektiivijäsenrekisteri – Seuran sääntöjen mukaisten kollektiivisten a- ja b-jäsenten rekisteri (yritykset ja yhteisöt)

  • Sisältää kyseisten jäsenten palveluksessa olevien henkilöiden sähköpostiosoitteita

VALO-lehden jakelurekisteri

  • Seuran henkilöjäsenten osoitteet seuran henkilöjäsenrekisteristä
  • Seuran yhteistyökumppanien toimittamat jakeluosoitteet

Osoitteellinen jakelu

Suomen Valoteknillisen Seuran henkilö- ja yritysjäsenet, Suomen Arkkitehtiliitto SAFAn ja Rakennusinsinöörit ja -arkkitehdit RIAn jäsenet (yksityiset sekä arkkitehtitoimistojen, valtion, kaupunkien, kuntien ym. palveluksessa olevat arkkitehdit ja rakennusarkkitehdit), Sisustusarkkitehdit SIO:n jäsenet, sähkösuunnittelijat, Sähköenergialiitto Senerin jäsensähkölaitokset, Väylävirasto ja ELY-keskukset, maisema- ja puutarhasuunnittelijat, oppilaitokset.

Lehteä painavan Grano Oy:n kanssa on sopimus ”Grano-yhtiöt palvelusopimusten tietosuojaliite 23.5.2018”

Seuran järjestämien tapahtumien (kurssit, tapahtumat) ilmoittautumisrekisterit (Lyyti-järjestelmä)

Yleensä sisältäen tiedot

  • Etunimi
  • Sukunimi
  • Sähköposti
  • Yritys/Organisaatio
  • Matkapuhelinnumero
  • Laskutusosoite (tarvittaessa)
  • Yritys/Organisaatio
  • Katuosoite
  • Postinumero
  • Postitoimipaikka
  • Verkkolaskutusosoite (tarvittaessa)
  • Ruoka-aineallergiat (tarvittaessa)
  • Terveiset järjestäjälle

Tietosuoja Lyytissä
https://help.lyyti.com/hc/fi/articles/115004322053-Tietosuoja-Lyytiss%C3%A4

Seuran markkinointirekisteri

  • Sähköpostiosoitteita henkilöille, jotka eivät ole seuran jäseniä, mutta jotka toimivat työssään valaistuksen parissa
  • Rekisteri on kertynyt seuran toiminnan aikana

Valoakatemian verkkokaupan tilaajarekisteri

Katselukoodien tilauslomakkeella ilmoitettavat tiedot

  • Nimi
  • Sähköposti
  • Puhelin
  • Yritys / organisaatio
  • Y-tunnus
  • Verkkolaskuosoite / OVT-tunnus
  • Operaattoritunnus
  • Osoite
  • Postinumero
  • Postitoimipaikka
  • Lisätietoja

Luentovideoiden aktivointi katsottavaksi tallentaa tiedot

  • Sähköposti
  • Katselukoodi
  • IP-osoite
  • Verkkoselaimen tunnistetiedot

Tietojen säilytystapa

Jäsenrekistereitä säilytetään seuran tietokoneessa Excel-taulukoina. Varmuuskopiot pidetään ulkoisella kovalevyllä. Sähköposteja, uutiskirjeiden vastaanottajien tietoja ja Valoakatemian verkkosivuston kautta kerättyjä tietoja säilytetään Suomessa sijaitsevalla suojatulla palvelimella.
Lyyti-ilmoittautumisjärjestelmän tiedot seuran tietokoneessa Excel-taulukoina sekä Lyyti Oy:n verkkopalvelussa.

Tietojen käsittely seuran lukuun

Tallennettuja henkilötietoja käsitellään aina luottamuksellisesti. Seuran toimitusjohtaja on ainoa tietojen käsittelijä. Ei seuran ulkopuolisia tietojen käsittelijöitä.

Tietojen päivitys

Rekistereihin voi pyytää muutoksia yhteydenotoilla (sähköposti, puhelin) tai ilmoittamalla verkossa. VALO-lehden jakeluosoitteiden tiedot seuran yhteistyökumppanien toimittamien jakeluosoitteiden osalta päivitetään kyseisten tahojen toimesta.

Käsittelyn ulkoistaminen

Ei ulkoistettuja käsittelyjä. Lyyti-ilmoittautumispalvelun tarjoaa Lyyti Oy.

Tietojen luovuttaminen

Tietoja ei luovuteta seuran ulkopuolelle.

Tietojen käyttö

Rekisterien tietoja käytetään seuran toiminnan tarpeisiin

  • Seuran jäsenmaksulaskut (sähköpostein, jos sähköpostiosoite on tiedossa)
  • Seuran sähköiset uutiskirjeet (jokaisessa uutiskirjeessä mahdollisuus peruuttaa uutiskirje)
  • Seuran järjestämien tapahtumien ja kurssien järjestäminen ja laskutus

Tietojen lainmukaisuuden perusteet

Henkilötietojen käsittely on lainmukaista, koska

  • Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (yhdistyslaki, seuran henkilöjäsenrekisteri)
  • Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (Lyyti-ilmoittautumistiedot seuran järjestämiin tapahtumiin tai kursseihin, VALO-lehden osoitteellinen jakelu)

Tietojen säilytys ja poisto

Henkilöjäsenrekisterin henkilötiedot poistetaan, kun henkilön jäsenyys lakkaa. Muista rekistereistä tiedot poistetaan henkilön sitä pyytäessä.